公司财产涉嫌被骗或者被侵占，负责人报案后，往往同时安排股东、财务和法务联系办案机关。参与配合的人很多，并不代表每个人都已经成为公司的诉讼代理人。应先确认被害主体是谁，再以公司名义形成能够核验的授权，明确由谁提交意见、接收文书及处理具体事项，避免公司损失、股东损失和负责人个人意见混在一起。
先核对公司处于哪个诉讼阶段
刑事诉讼法第46条规定，公诉案件被害人自案件移送审查起诉之日起，有权委托诉讼代理人。公司可以在此前寻求律师协助整理报案材料、提供法律咨询，但不能把前期协助直接描述成已经取得审查起诉阶段的全部代理权限。案件移送后，应向实际承办机关提交并核实代理手续，后续进入法院，也应及时衔接手续和送达信息。
诉讼代理人代表被害方维护合法权益，与犯罪嫌疑人、被告人的辩护人不同，也与被告单位出庭时的诉讼代表人不同。公司员工提供自己亲历的业务情况，可能是在履行说明或者作证义务，不能因为了解账目就自动拥有代表公司处分权利的权限。
授权要能说明公司身份和意思来源
通常应准备公司主体登记材料、能够说明法定代表人等身份的材料、授权委托书，以及代理人的身份和依法所需的执业、推荐等证明，具体形式向承办机关核对。委托手续宜写明案件、代理阶段和事项范围。仅持股、曾任负责人或者保管公司印章，都不能当然替代对有效公司授权的审查。
公司内部存在法定代表人变更、印章争议或者相关负责人本身涉案时，更应核对登记、章程、任免和相应公司决定，不宜直接让其中一方以个人意见代表公司。对授权来源有争议的，应向办案机关如实说明，由其核验主体和手续；不能为了赶时间补写与真实决定不一致的文件。
重要处分事项核实专门授权
代理人拟就赔偿、谅解或其他重要事项表达公司意见时，应核对委托范围及公司的真实决定，避免一份一般联络授权被解释为可以全面处置公司权利。此类意见的刑事程序效果还要依法判断，不能向公司承诺出具某份材料就能决定是否起诉或判处何种刑罚。
损失材料应沿业务和资金核验
- 明确权利归属：合同签约主体、付款账户、货物或资金所有人分别是谁。关联公司代付、内部往来或股东个人付款，应另附原因和凭证。
- 整理履行经过：把合同、订单、交付或验收、付款、退款及对账按时间串联，指出涉嫌违法行为与公司财产减少之间的关系。
- 列明金额构成：区分实际支付、已取得的货物或服务、已退还财产、尚未追回部分以及另行主张的利息等项目，不把所有数字直接相加。
- 保存原始载体：说明电子记录的系统来源和经办人，保留银行流水、原始票据及形成过程。自行制作的损失表应能对应附件，而不是只有汇总数。
公司核算的损失并不自动等于刑事裁判认定的退赔范围。涉及复杂账目、价格或专业问题时，应配合依法核实，说明采用的口径及尚有争议的部分；已经收回的款项要及时更新，避免重复计算或者遗漏返还。
提交之后核对接收记录和代理范围
建议保留材料目录、版本日期及收件记录，后续更正数字时说明变动原因。在审判阶段，最高法刑诉解释第63—66条规定了委托和代理活动；其中律师诉讼代理人可以查阅、摘抄、复制案卷材料，其他诉讼代理人需经法院准许。具体权利应结合案件阶段及身份行使，不能将律师代理规则直接套到任何公司员工。
涉及商业秘密的材料，可依刑事诉讼法第54条向办案机关说明并提出保密需求，但仍应如实提供相关证据。以统一对外口径替代真实业务记录，或者让经办人员修改原始材料，反而会妨碍对公司损失的查清。