股东死亡而遗产尚未分割，公司准备召开股东会，不能只向死者原手机发一条消息便当然认为已经履行通知义务，也不能仅因家属尚未谈妥就认为公司任何事项都必须永久停止。应先核对股东资格承继、章程规则与有权接收及参与会议的主体。
先查公司类型和有效章程
有限公司自然人股东死亡后的资格继承，法律允许章程作相应规定，因此不能只凭亲属身份直接认定某个人可代表全部股权。应核对死亡时的章程、继承材料、遗嘱及是否存在资格或份额争议。股份公司、限制转让股份等还应依各自规则处理，不能照搬同一路径。
两江新区企业登记尚未更新时，也不能简单把登记滞后等同于继承权没有发生。公司可以要求提供合理的权利和代表资料，记录已收到哪些材料、哪些仍不清楚，避免凭其他股东口头意见排除合法权利人。
通知联系人与表决代表不是同一身份
一名家属负责沟通，可以帮助收集文件，但其能否代表其他继承人表决，应有相应授权或其他合法依据。遗产管理人负责管理事务，也不能不经审查便被认为可以任意处分全部股权。通知送达、查阅材料、出席和投票等权限，最好明确区分。
已知多个相关权利人而代表关系尚未明确时，应依法采取适当核实和通知安排，保存收发及回复，不宜选择最方便联系的一人就推定其余人全部知情同意。若有人提出明确异议，应记录争议与拟表决事项的联系，必要时通过合法程序解决。
会议记录应反映真实程序
会议通知时间、内容和方式应符合适用法律及章程，不能为了补程序事后倒填。涉及修改继承限制、处分重大资产或改变权益安排的，更应谨慎审查相关主体的参与和表决，不能利用继承尚未处理完的窗口任意剥夺权益。
对必须及时处理的经营事项，可在合法权限内评估可行安排，但不应代替继承人签字或把死者的票计为当然同意。会议结束后保留通知、授权、出席与表决文件。发生决议争议时，资格、程序瑕疵与法律后果需分别分析，并关注相应救济期限。把权利核实过程记录清楚，有助于兼顾公司继续经营与继承权益保护。