项目竣工验收及备案办理完毕，建设单位将一部分资料交给物业，另一部分留在施工单位，便认为工程资料手续已经结束。这个理解并不完整。建设工程质量管理条例第十七条对建设单位收集、整理、建立项目档案及验收后移交档案另有要求，备案回执并不能当然证明这项义务已经履行。
备案与档案移交解决不同问题
竣工验收备案对应的是验收报告及有关文件的报送，建设项目档案则需要覆盖工程建设各环节的文件资料。提交一份验收报告，不意味着已经把设计、施工、检测及变更等形成的材料按要求归集完成。
具体应向哪个建设行政主管部门或者其他有关部门移交、采用何种目录和接收方式，应核对本项目适用的档案管理要求。不能把某个项目的线上上传格式直接当成全部工程的统一标准，也不能仅凭物业签收钥匙或者设备说明书，就推定已经完成法定项目档案移交。
施工单位保管资料，不替代建设单位组织归集
不同参与方会在履约过程中形成不同资料。建设单位可以通过合同明确资料形成、提供、校核及移交配合事项，但对外法定归集义务不能仅用一句由施工方全权负责就消除。项目人员调走或者公司更换经办人，也不应使归档工作无人接续。
可先做资料目录，标明文件名称、形成单位、原件所在、当前版本、应交时间和缺项原因。发现资料长期留在施工、监理或者检测机构时，应提出可落实的交接请求，并留存回复。属于双方对文件真实性、范围或者履约有争议的，应分项处理，不能把所有缺件笼统写成施工方不配合。
补齐档案不能靠倒填验收和试验记录
档案中缺少某一环节的记录，需要追查当时是否真实完成相应工作，以及能否依法通过原始材料、补充核验或其他适当方式处理。重新打印一份当年的日期并让离职人员补签，可能把资料缺失变成真实性争议。
项目档案本来就要支持后续使用、维修及质量责任核查。设计变更应能对应实际施工部位及版本，检测材料应能对应送检对象和真实报告，不能只求目录页数足够。归档资料齐全也不是保证工程绝无质量缺陷，后续发现问题仍需按实际原因处理。
交付完成应当留下可以核对的凭据
移交前可以向接收部门确认受理范围和缺项处理要求，形成与正式目录相一致的移交记录。对退回补正的项目，记录具体退回原因、责任人和补正期限，不把曾经提交过误写成已经接收完成。依法留存的副本、电子记录和查阅权限，也应安排好后续管理。
条例第五十九条对竣工验收后建设单位未按要求移交建设项目档案规定了责令改正及罚款责任。档案迟延是否进一步造成维修、交易或其他损失，则还需证明具体义务、原因和损失范围，不能自动把全部工程款或后续损失归于某一份档案。处理此事的实际成果，应是一套能够核对来源、版本和接收状态的完整交接记录，而不是仅多取得一张备案回执。