卖方催收货款时，发现手中只有增值税专用发票和买方已抵扣的记录，缺少签收单。这些资料有证明价值，但不能直接推导出货物已经全部交付。《买卖合同司法解释》第5条明确，卖方仅凭专用发票及税款抵扣资料证明交付，买方不认可的，卖方还应提供其他证据。争议的关键是把具体交易、货物和收货事实连接起来。
开票、交货和付款是不同事实
发票能够反映开票主体、项目、金额等信息，抵扣记录能够反映相应税务处理；它们与货物何时送到、由谁接收、实际数量多少并不完全相同。有的交易先开票后送货，有的集中开票对应多批货，也有退货后尚未完成票据调整。审查时应看合同约定和实际履行，不能把不同环节当成同一个事实。
该解释第1条同时规定，没有书面合同时，法院可结合送货单、收货单、结算单、发票以及交易方式、习惯等判断买卖关系是否成立。因此，不能因发票单独不足以证明交付，就说发票没有作用；也不能因为能证明双方存在交易，就认定票面金额对应的货物全部交清。
卖方应优先补齐哪些连接材料
- 订单与出库记录：将订单编号、品名、规格、数量、出库日期对应，说明哪张发票覆盖哪几批货，避免用累计金额代替批次核对。
- 运输与送达记录：保存承运单、物流轨迹、车辆信息和收货地点。物流显示送达后，还需说明收货地址和收件人与买方的关系。
- 签收与授权材料：核对签收人身份、岗位、双方约定的收货人以及以往交易情况。陌生签名并不当然约束买方，也不能仅因未盖公章就一概否定签收。
- 交付后的行为：买方入库、领用、转售、安装调试、就缺件沟通或确认欠款等，可能与交付事实相互印证，应保存原始来源。
整理时可以制作批次表，每一行只对应一笔订单、一批货及相关证据，标明已经签收、对方有异议和尚缺材料的部分。经办人离职或单据散落时，应及时向仓储、运输单位核实已有记录，说明材料形成时间及来源，不能用事后制作的汇总表替代原始凭证。
买方否认收货，也应解释实际记录
买方如果认为货物未到、仅部分到货或者送错地点，应提交自己的采购、入库、付款及退货资料，具体指出有争议的批次。对已经抵扣的发票，应如实说明税务和财务处理经过，不能一边引用有利账目，一边完全回避不利记录。是否应作相应税务处理，应另按真实情况依法办理，不能为诉讼随意改变账册。
如果货已收到，但争议在于质量、数量短缺或价格结算，应明确提出相应问题，不宜笼统否认全部交付。交付事实和质量责任可以同时存在：承认收到设备，并不当然意味着承认设备完全符合约定；但具体异议仍需结合检验约定、通知经过及证据分别判断。
欠款计算与交付证明分别核对
卖方应说明总交付价款、已付款、退货折让以及尚欠金额，并将计算对应到合同和履行材料。对账单写明“已收货并确认欠款”，与只盖章确认“发票已收到”，证明内容可能不同，不能只看有无公章。电子聊天也应保留完整对话、账号身份和附件，避免只留一句脱离上下文的“收到”。
遇到对方控制关键资料或客观上无法自行取得的情形，应及时评估依法申请调查取证、证据保全的必要性，并提供明确线索。证据不足时先识别缺口，比重复提交同一张发票更有助于形成可核验的交付事实。