职工人数三百人以上的有限公司，是否必须在董事会中设置职工代表，需要同时看监督机构设置。公司法第六十八条规定，除依法设监事会并有公司职工代表的情形外，董事会成员中应当有公司职工代表。人数达到门槛后，不能只看董事会原来有没有职工，而忽略监事会是否依法存在。
一、先确认适用的公司类型与人员口径
本篇围绕有限责任公司的第六十八条规则展开。不同公司类型和特殊行业可能还有其他适用要求，不能把某种公司的组织方式直接照搬。对于员工规模，应由公司依法形成能够核验的用工记录，而非用某一天到岗人数或集团全部人数随意替代。
存在劳务派遣、外包或者多主体用工时，需要根据真实法律关系进一步判断，不宜把劳动合同名义安排当成规避治理要求的工具。发现人数变化后，应同时评估现有机构是否合法及是否需要调整。
二、监事会例外应满足两个条件
法条例外不是“公司有个监事就可以”，而是依法设监事会且其中有公司职工代表。审查时应查看监事会组成、产生程序和任期，不能只看登记表里出现“监事”一栏。
如果公司采用董事会审计委员会替代监事会，也不能未经分析就把它当成上述监事会例外。审计委员会与职工董事要求分别有适用条件，应结合第六十八条、第六十九条和真实组织结构一起设计。
三、职工董事应由职工民主选举产生
职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。大股东直接指定某员工，再把其职称写成“职工董事”，不能当然代替民主选举过程。
需要安排候选、通知、参会、投票和结果确认等真实程序，保留相关记录。采用何种民主形式，应与公司实际和适用规则匹配。管理层可以依法组织事务，但不应通过补签名单假装已经完成职工选举。
四、当选后应按董事职责参与决策
职工董事是董事会成员，其参与决策并非只限于劳动福利议题。公司应提供履职所需议案和信息，按董事会规则安排通知、表决和会议记录，并落实忠实勤勉义务及保密要求。
职工身份也不表示可以将全部董事会资料在员工群公开。董事职责、职工沟通和商业秘密保护需要协调，尤其涉及人事、交易及个人信息的材料，应明确使用范围和存档方式。
五、调整机构前后需要检查哪些文件
先整理公司章程、员工规模资料、董事及监事名单、原产生程序和任期，再确定是否修改章程、补选或调整机构。新结构形成后，应依法处理相应备案、公示和内部授权，避免纸面已修改而实际会议仍沿用旧规则。
发生争议时，律师可审查机构设置和选举程序，劳动用工事实也可能需要进一步核验。既有董事会决议是否受影响，应逐项看法律规定和具体缺陷，不能仅因后来发现职工代表设置问题就笼统认定所有历史合同均无效。