同一个事务所或公司的人，不等于同一个代理人
股东授权某人出席股东会，受托人临时有事让同事代投票，不能仅因两人来自同一单位就认定授权自然延伸。首先核对授权写给个人还是依法确定的机构与人员，是否明确允许转委托，替代人员获准做的是签到、表达意见还是行使表决权。
民法典对代理及转委托有相应规则，公司会议还要结合公司法和章程审查。受托人原则上应在授权范围内办理，转委托通常需被代理人同意或追认，紧急情况下的法定例外应具体判断。临时行程冲突并不当然属于可以跳过授权的紧急情形，也不能随意用行业习惯替代股东意思。
把出席与处分权分开写清
授权应载明会议、议题、期限、代理人及表决范围。允许收取文件，不代表可投票；允许就一项普通议题表达意见，也不必然包括同意重大资产处分或另签放弃权利文件。委托合同与对公司出示的授权文件应协调，避免内部约定很窄，对外文件却写无限授权。
股东对表决有明确指示时，应说明代理人可否根据讨论调整，并处理临时增加议题。代理人可以转交材料，并不意味着可以把全部表决决定交给未获授权的第三人。替代人接收委托前，应核实原授权及转委托的合法依据，不能只听同事说已经联系过客户。
会议组织者应依法核验身份和权限
公司可以依章程和合理会议规则核实授权原件、电子文件真实性及人员身份，但不能借无关证明要求不合理阻碍股东依法行使权利。发现授权冲突或不清，应及时请求确认并在记录中真实反映，不私自选择对多数股东有利的一份。
事后追认涉及谁何时作出何种表示，不能仅因股东后来收到会议纪要而未回复，就认定其已认可所有投票。争议是否影响决议效力，仍需依法判断表决权、票数、程序和具体请求，不能一句授权有瑕疵就推翻整场会议，也不能以结果没变忽略所有问题。
及时更新授权比补签历史文件稳妥
九龙坡股东确需换代理人时，可在会议前依法重新出具清楚文件，说明旧授权是否撤销及新权限范围，并通知有关人员。保存到达和核验记录，会议后保留实际投票及异议。不要倒签授权书或把未参加的人写入签到表。律师费用、服务范围与代理权限也分别约定，不因为支付了咨询费就推定已授权代投全部议题。