股份公司的董事临时不能到会，让公司普通员工拿着授权书替其投票，不当然符合董事会的代理出席规则。公司法第一百二十五条允许董事因故不能出席时，书面委托其他董事代为出席，并载明授权范围。普通员工即使长期负责行政会议，也不因持一张委托书就取得董事表决资格。
先辨认开的是哪一种会议
股东会的股东委托代理出席，与董事会的董事履职不同。股东可以依法委托代理人，并不意味着董事会也可以不问受托人身份随意照搬。某人兼有股东、董事或经理身份，出席和表决时仍需明确使用哪一种资格。
本文所涉法条针对股份有限公司董事会，应先确认公司类型及实际机构，不能只因日常称股份合作就直接适用。是否属于依法不设董事会等特殊安排，也须核实，不为并不存在的会议补做代理表决手续。
有授权书也要核受托人资格
有效的代理出席要核是否由其他董事接受书面委托、为何本人不能出席、授权涵盖什么议案和表决范围。行政员工传送材料、记录会议或协助技术连接，可以与代行表决分开安排，不能把协助工作直接写成行使董事票权。
受托董事对某个议案依法不得表决的，也不能以代投他人票绕开相应限制，具体关联关系及适用规则应另核。笼统写全权处理一切，不能当然消除法定身份要求；董事本人随后补签，也不自然证明此前普通员工确曾合法代表出席。
票数和出席人数要重算实际基础
公司法第一百二十四条要求董事会有过半数董事出席，决议经全体董事过半数通过，表决实行一人一票。应据真实出席和合法代理情况判断，不把员工到场人数填进董事人数，也不把一名受托人实际拿了几张纸直接当作合法票数。
去除有问题的表决后是否仍达到要求，是具体事实之一，但不能因此把所有身份瑕疵都自动视为轻微。决议可能涉及不成立、撤销等不同问题，应按法律条件区分；不能仅凭谁赞成的人多就宣告决议一定有效或一定无效。
真实重新决策好过倒填委托书
发现问题后，可以依法安排董事本人参与、合法委托其他董事或者重新开会表决，真实记录形成时间。不得将会后才签的文件倒填成会前存在，或要求普通员工以董事名义签字，让会议材料看似完整却与实际不符。
已经按原决议对外交易的，还要分别审查内部决议救济和善意相对人的合法利益。不能内部改开一场会议，就宣布所有已签外部合同自然不存在。有关登记、履行和损失请求，应依据实际事实依法衔接，不让员工个人被迫承认并非其承担的全部公司责任。
会务核对要延伸到董事责任
九龙坡股份公司可在通知阶段确认出席、委托对象、授权事项及各议案限制，保存书面委托和会议记录。董事对违法决议造成严重损失的责任，及表决时明确异议并记入记录的免责规则，也应据法条与事实分别判断，不把委托出席当成彻底卸掉履职责任。
会务人员可以提醒文件缺项，却不能替董事作出实质判断。先明确什么会议、谁有资格及授权做到哪一步，才能避免一份看似全权的委托，将普通行政协助误用为董事法定票权。