只有一名股东的有限公司，留存的书面决定已经签名，却漏写日期。发生争议后再出说明，能否证明决定早已作出？补充说明可以作为材料接受审查，但不能仅凭现在写下一句话，就把过去的决策时间当然确定下来。
书面决定与形成时间分别审查
公司法规定，只有一个股东的有限责任公司不设股东会，对相应事项作出决定应采用书面形式，由股东签名或者盖章后置备于公司。漏写日期是否影响具体决定，应结合事项、公司章程和其他规则判断，不能直接说所有无日期文件一律无效。
但文件是否真实、何时形成和从何时发生相应效果，是后续争议中的重要问题。江津企业办理人事任免、资本变动或其他事项时，不能把股东签字、公司收到、开始执行和对外登记的时间混为同一天。
用形成过程证明时间，而不是只补一个落款
可以核对文件最早发送的邮件、办公系统流程、原始电子版本、印章使用登记和接收记录。相关财务或者业务行为如与决定对应，也可帮助判断何时开始执行。外部机构收到的文件时间，通常比争议发生后单方回忆更容易核实。
电子文件的创建时间本身也需审查，因为复制、另存或系统变化可能影响元数据。不要只截取电脑显示的日期，而应保存文件来源、传递过程和各版本。纸质原件上的书写差异若有争议，应如实说明，不自行涂改。
补充说明应标明它是现在形成的
说明可写明原文件遗漏什么、补充人依据哪些记录确认原决定时间，以及本说明的实际签署日期。不能把现在补写的材料伪装成当时已经完整存在的文件，也不能要求经办人作与事实不符的倒签证明。
如果事实上原先没有作出决定，现在才决定追认或重新决定，应明确新的行为及其范围。追认能否产生所希望的法律后果，要看具体事项；不是所有需要预先完成的程序都可以事后补齐，更不能损害第三人的合法利益。
对外责任不能只看内部日期
涉及登记、公示、合同相对人信赖或者债权人利益时，应分别核对适用规则。公司内部认为某日已经作出决定，并不意味着可以将相应效果无限倒推给外部人员。发生诉讼后才出现的有利材料，尤其需要其他证据支持。
准备争议材料时，可制作原文件、补充说明、同期记录和实际执行情况的对应目录，保留不一致之处并解释原因。如果无法可靠确定具体日期，就如实陈述能够证明的时间范围，不宜编造精确日期。档案修正的目的应是还原真实决策过程，而不是改造过去的事实。