双方已经盖章确认欠款，买方随后退回一批货，原对账单不会因为退货发生就自动作废，也不能完全忽略之后的变化。重庆企业追收货款时，应把原结算时点与后续退货事实分开，核实退货是否获同意、数量质量怎样、应冲减哪一笔款。
先辨认“收到退货”与“同意冲减”的区别
仓库签收可能只证明收到实物，并不一定表示公司同意解除相应交易或认可买方计算的退款金额。应查看原合同是否约定退换货条件、双方是否通过邮件或聊天确认、经办人有没有相应权限。对方单方寄回货物，不能直接按其自行填报金额扣账。
退回的是原批次瑕疵品、未售出的正常商品，还是另一次交易的货物，结算方式可能不同。开箱时应记录品名、批号、数量、包装及状态，必要时邀请对方共同确认。将不同交易退货混放后再笼统出具一张收货单，容易使双方都无法说明该扣哪笔债。
补充确认书应保留原账目的可追溯性
推荐写明原对账单日期及确认金额、退货涉及的订单与发货单、双方认可的退货数量及单价、费用负担、冲减金额和冲减后的余额。原对账截止日至补充确认日又发生付款、返利或新供货的，还应分别列出，不能只写“现在还欠多少”而丢失计算过程。
例如原确认欠款中有三张发票，退货只对应第二张，就应说明冲减对象，避免买方后来主张已经抵扣第一张到期货款。利息或逾期损失的计算基础也须随有效冲减情况调整，不能在已经消灭的债权部分继续重复主张。
金额没有谈妥时，不要伪造一份共同确认
一方可以出具自己的核算表，明确争议栏及依据，并通过可留痕渠道要求核对，但不能把未回复写成对方已盖章认可。退货物品还在检验的，可对无争议数量、已付款及原有无争议余额先作阶段确认，同时保留检验结果出来后再结算的空间。
仓储、返运、检验或修复费用能否由对方承担，仍需依据约定、责任及合理性判断。卖方不能随意设置高额折旧费抵消应退货款；买方也不能把未经证明的全部经营损失直接从货款中扣掉。
进入诉讼时主动解释新旧证据之间的关系
提交原对账单的同时，附上退货申请、物流签收、入库检验、补充确认和后续付款记录，向法院说明诉请金额截至哪一天、哪些项目已经扣除、哪些仍有争议。隐去确已退回并同意冲减的金额，反而会削弱整体账目可信度。
企业内部宜让销售、仓储和财务使用同一退货编号，签收人标注其确认范围。电子记录保留完整上下文、附件和发送主体信息，不只截取对自己有利的一句。律师核账时应先把债权链条连接完整，再讨论催收方式及费用，而不是见到一张盖章欠款单就按原金额直接起诉。