同一笔股东转入公司的钱，账上同时出现“实收资本”和“其他应付款”，不能仅选对自己有利的一项就要求退款。要判断资金究竟履行出资、形成借款，还是账务重复或调整错误。财务名称是线索，真实约定和资金用途仍需核对。
先把一笔钱与两种记账分开对应
核对股东认缴情况、实际转入日期、金额、付款附言、银行流水以及公司入账凭证。确认两项记账是否确指同一笔资金，而不是股东先借一笔、后来又另行出资。财务冲销和期末调整也应查看原始凭证及审批，而非只看一页余额表。
公司章程、股东会文件、出资证明及股东名册，对是否履行出资有重要意义；借款合同、资金使用约定、还本付息和公司对账，则可用于核对借贷。文件之间发生矛盾时，需要解释形成时间与实际履行，不能事后补一张借条便把原已完成的资本投入全部改成债务。
真实出资不能随意改名取回
公司法关于出资及不得抽逃出资的规则，限制股东在公司成立后任意抽回资本。资金已作为真实出资进入公司，股东与财务口头商量改记“欠股东款”，不当然产生可立即返还的借款债权。违法抽回还可能损害公司和债权人利益。
确有减资、股权转让或其他合法退出需要，应分别履行适用程序。股权转让价款通常是受让方应支付的款，不应直接当成公司欠股东的退款。也不能因为公司暂时资金充足，就忽略返还性质和法定程序。
真实借款也不因错账自动变成资本
如果双方原来明确约定短期借款，转账、借款确认和实际利息履行相互印证，而公司财务误记资本，应通过真实资料说明并依法更正。会计处理是否需要调整，应由公司和相应专业人员核查，不能让股东自行删除历史凭证。
即便属于借款，还应核对到期、利息、公司是否已偿还或依法抵销等事项。公司进入破产或清算等程序时，债权申报和清偿还可能受程序规则影响，不能认为“股东自己的钱”便可在其他债权人之前随时拿走。
请求应指向确定关系，而非笼统退钱
可制作资金事项表，逐笔连接认缴义务、付款、会计凭证、公司确认和后续返还。将同笔重复记账、实质借款、真实出资以及尚待查明项分栏，避免总额相同就全部合并。
股东依据法律行使知情权、查询有关资料时，应提出明确范围并遵守相应程序和保密要求。形成清楚事实后，再决定主张借款清偿、纠正出资记录还是办理合法资本变动。法院或其他有权主体判断的是实际法律关系及履行，而不是账目哪个科目能够带来更早回款。
公司和股东对两项账目同时确认却无法说明原因的，还应核查审计调整、增资文件和历年利润分配，避免同一资金既被计算为出资权益，又被计算为可优先取回的债权，形成重复利益。
历史资料由代账机构保管的，应通过公司合法权限调取，不使用他人的私人口令擅自修改系统，保存版本及交接记录。