渝中企业怀疑员工侵占或挪用资金而报案，后来员工退还款项，公司愿意出具谅解并要求撤回。能否终止案件，取决于事实、罪名和程序规定，不由公司一句“我们不追究了”直接决定。退赔、谅解可能产生相应法律意义，但不能据此承诺警方必须撤案。
先查案件所处阶段与处理性质
接到报案、受案、刑事立案、采取强制措施和移送审查起诉，是不同状态。企业应核对已收到的文书及承办机关，不能把民事起诉可以依法申请撤诉的经验，直接套到刑事报案上。
一般公诉案件依法由有关机关审查处理。属于法律规定的自诉或告诉才处理等情形，才结合相应制度分析撤回告诉、和解等后果。是否属于这一范围要看具体行为与适用规定，不是只要被害单位愿意处理就能自行选择案件类型。
发现原报案事实不准确，应如实补充
企业内部审计后发现某笔款项已有授权、属于费用报销或账目重复，应及时提供真实材料与修正说明，区分原先误解和后来达成谅解。不能为了换取员工退赔，先夸大损失；也不能收款后再组织财务人员改写原始流水来制造没有发生过的事实。
保留原报案材料、补充说明及财务证据的形成过程。企业愿意宽宥员工，与员工行为是否构成犯罪，是不同判断。律师可以协助说明证据和法律意见，但不能指导串供、销毁凭证或联系人员作虚假陈述。
退赔与谅解文件应写清真正意思
明确收款金额、对应损失、尚有争议事项及是否已经实际履行。公司出具文件的人应具备相应权限，必要时核对内部决策和印章手续。把尚未支付的承诺写成已经全额到账，既可能影响企业权益，也可能使办案机关对情况产生错误理解。
依法适用的刑事和解有案件范围、主体及审查等条件，普通民事和解协议不自动取得全部刑事和解效果。认罪、退赔、被害方谅解如何影响处理，应结合具体法律和案件事实，不能写成固定减刑幅度，更不能收费承诺“拿到谅解书就一定不起诉”。
公司还需要处理合同与劳动关系
刑事程序变化，并不直接结清所有劳动报酬、借款、赔偿或保密义务。企业拟追索剩余损失，应核对适合的程序，避免同一损失重复获得赔偿；对员工解除劳动合同，也需具有相应法律依据和程序，不是报案即等于犯罪成立。
咨询律师时准备原报案、受案立案等文书、财务证据、退赔记录与拟出具的说明，明确希望纠正事实、表达谅解还是处理民事损失。准确表达目的后，才能评估依法可以提出什么请求，并理解哪些决定须由有权机关作出。
依据与延伸阅读
本文按2026年9月22日已核实的资料作一般法律分析；具体处理需结合合同、证据和程序进展。