财务清理仓库时发现一批超过十年的旧账，认为保管期满，准备随废纸统一粉碎。会计档案有永久与定期、最低期限及鉴定销毁程序；年限达到，只是启动核查的条件，不是保洁人员可以直接处置的授权。
先核档案种类，不拿十年套全部资料
财政部、国家档案局第79号令第十四、十五条，将定期保管期限一般分为十年和三十年，从会计年度终了后的第一天计算；附表规定的是最低期限，另有永久保管类别。不能按纸箱封面年份或财务人员入职时间粗算。
应先分清会计凭证、账簿、财务报告、银行对账单和清册等具体类型，再对应附表。单位实际名称与附表不一致的，比照类似档案处理，不因称作“内部备查”就缩短。预算、计划、制度等文件适用文书档案规定，也不能混用同一销毁清单。
到期后先鉴定，仍有价值的重新划期
第十六、十七条要求定期鉴定并形成意见书，由单位档案管理机构牵头，组织会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。经鉴定仍需保存的，应重新划定期限；期满且确无保存价值的，才可进入销毁程序。
仓库腾挪、外包合同到期或旧软件停止服务，不代替鉴定。可以先制作目录，说明档案期间、载体、对应业务及是否存在未结事项，让鉴定人员看到事实；不能让财务一人写“太旧无用”，其余人员只在已经粉碎后补签。
未结债务及其他未了事项，要单列保存
第十九条明确，期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的凭证不得销毁。纸质资料抽出立卷，电子资料单独转存，保存到事项完结，并在鉴定意见书、销毁清册及保管清册列明。
这要求在鉴定前询问诉讼、追款、结算和其他实际未结业务，不能只看账面余额曾经归零。事项完结后仍要依法核处置条件，不表示当天即可自动删除；其他法定保管、证据保全等要求存在时，也应同时遵守。律师可帮助指出现有争议对应哪些原始凭证，不以一份复印汇总替代应保留原档。
销毁清册须签署，监销前后都要核对
第十八条要求编清册，列名称、卷号、册数、起止年度、编号、应保管与已保管期限及销毁时间等。单位负责人、档案和会计管理机构负责人及相应经办人应签署意见，不能只由承包清运公司出一张回收收据。
档案机构组织销毁，与会计机构共同派员监销。销毁前依清册清点，销毁后监销人签名或盖章，避免未批准资料混入。电子会计档案还要遵守电子档案规定，由档案、会计和信息系统管理机构共同派员监销；删除桌面快捷方式，并不能证明底层档案已按要求处置。
外包保管，也应控制批准和执行范围
委托代管的，应核合同中的档案责任和实际库存，不能因资料在第三方仓库就失去鉴定、清点和监销记录。应把获准销毁范围、未了事项转存清单、实际执行情况及异常处理分开保存，发现误混应及时停止并核实。
永川企业清理长期会计资料，可以先交付一份种类与期限表，再组织鉴定和审批。处理成果应能说明哪些继续保管、哪些单列、哪些依法销毁以及由谁见证，而不是仅留下仓库已经清空的照片。