设备已经交付并投入使用，买方却回复“建设单位的内部审批还没有走完，暂时不能付款”。供应商催收时，先不要把所有审批都看成拖延借口，也不能听到“还在审批”就无限等待。应当查清设备买卖合同由谁签订、付款条件怎样约定，以及未完成的审批究竟是谁负责推进的事项。永川项目采购发生这种争议，工程现场的交货事实与买卖合同的到期债务需要分别证明。
合同相对方是谁，决定先向谁主张
有的设备由建设单位直接采购，有的由施工企业采购，还有的由项目人员联系、另一家公司付款。订单抬头、盖章、授权委托、发票和实际收货材料应当互相对应。设备送到建设单位的工地，并不当然表明建设单位就是买方；以前代付过货款，也不一定构成对后续全部欠款的承担。
应把合同、订单、变更通知和付款流水按时间排列，确认订货人与签约主体、收货签字人的身份及权限。若主张第三人已经加入债务、提供保证或承担直接付款责任，还应另行审查相关承诺的内容和成立条件，不能只凭一条“帮忙协调付款”的微信。
把付款条件拆成可核验的节点
如果设备供应商属于中小企业，而采购方为机关、事业单位或者大型企业，还应先核对《保障中小企业款项支付条例》的适用。该条例禁止这类采购方以履行内部付款流程为由拒绝或者迟延支付中小企业款项，并规定大型企业不得约定以收到第三方付款或其付款进度比例作为支付中小企业款项的条件。不能认为合同写了审批或第三方付款字样，就可以排除这些限制；应核实订约主体、企业划型、交易时间和具体条款。
若合同约定交货、验收后一定天数内付款，通常先核对这些节点是否完成。内部领导签字或财务流程未结束，如果没有成为双方约定的付款条件，不能仅因买方内部手续而当然改变到期日。若合同明确写有审批、验收或第三方确认条件，则应进一步解释条件的具体含义、责任分工和适用范围，不能跳过约定直接计算逾期。买卖合同对付款时间没有约定或约定不明，依民法典第五百一十条仍不能确定的，第六百二十八条规定买受人应在收到标的物或者提取标的物单证的同时支付，不能直接改成等内部审批结束再付。
特别要区分三种情况：设备质量是否确有待处理事项；所缺材料是否约定由供应商提交；审批是否仅因买方没有报送或消极处理而停滞。对确实缺少的合格证、调试记录，应及时补齐并保留收件记录；对已经提供的材料，则逐项指出提交时间和接收人，防止补件要求不断变化而没有轨迹。
民法典要求当事人依约全面履行，并按照诚信原则履行协助等义务。对确属附条件民事法律行为的约定，一方为自身利益不正当地阻止条件成就的，第一百五十九条规定视为条件已经成就。但付款期限或履行节点是否适用这一规定，仍须结合约定性质判断；“审批很慢”并不直接等于条件成就，应当证明不当阻碍及其与未获审批之间的联系。
催款函应当同时问清障碍和提出履行要求
可以书面列明合同编号、设备清单、交货和验收日期、已付与未付金额，请对方说明尚缺哪项审批、由谁提出、何时提交以及供应商需要配合什么。对已经到期的付款，明确催告履行；对存在质量或数量争议的，要求逐项说明并安排核对，避免把一小部分争议笼统扩大成全部货款不能支付。
保存完整的签收单、调试报告、验收意见、发票交接、催办邮件和聊天上下文。设备被使用能够帮助说明履行情况，但不必然代替合同约定的全部验收程序；同样，单有发票也不能独立证明全部设备已交付、价款已到期。
若对方提出新的分期方案，补充协议应写清已确认债务、各期时间、争议保留、违约后果，以及原有担保是否继续有效。不要为了换取一句“马上报批”，在没有核对的情况下签署全部结清或放弃逾期责任的表述。随后是否诉讼、申请保全或继续协商，应以实际债务、可用证据和偿付风险决定，内部审批进度只是判断材料中的一项。