合同写明验收单原件是结算依据，但验收后原件一直由买方保管，买方又拒绝提供。供货方不能只说原件在对方手里就停下催款，也不必当然接受没有原件永远不能结算的结论。验收事实、单据控制及付款条件应分别证明。
合同要求的是完成验收还是必须交一张纸
核对付款条款、验收程序及双方留存安排，辨明原件是证明验收的方式，还是明确另有文件提交义务。合同解释要结合条款、目的和履行过程，不能把形式要求脱离实际交易。如果验收确实未完成，不能仅以买方未给单据推定产品全部合格。
如果买方已经组织验收并签署，随后把全部原件收走，供货方可通过参与人员、邮件、扫描件和入库使用等证明相关事实。原件存放在买方处的约定及交接记录尤其有用，能避免争议变成双方各自声称从未见过该单。
证明验收，尽量组成相互印证的材料
整理验收通知、签到、检测报告、整改回复和实际签字版本，明确哪一批货、哪些项目通过及是否仍有保留事项。单独一张入库单往往只能说明接收，不一定等于质量验收；发票也不能自动证明所有合同付款条件已经满足。
扫描件、照片和电子传送记录应保留来源和原始载体，能够与其他证据对应时，才有较强解释力。发现对方只提供删去结论的一页，不宜自行补齐签名或内容，而应要求提交完整版本，并说明残缺对核实有何影响。
对方控制原件时，可依法请求提交
民事诉讼证据规定对一方控制书证、对方申请责令提交等有程序要求。申请应尽量明确书证名称、内容、证明事实、控制依据和必要性，不能笼统要求对方交出全部账册。法院会依法审查，并不是供货方发一封函件就产生法院调查令的效力。
无正当理由拒不提交符合条件的证据，可能产生相应不利后果，但不是自动判全部货款胜诉。供货方仍要说明自己的权利基础和价款计算。若存在毁损或灭失风险，可以结合实际依法评估证据保全，不应擅自进入对方办公室拿走资料。
防止文件条件被不诚信地长期控制
民法典诚实信用、合同履行及有关条件成就的规则，需要结合具体条款适用。为自己利益不正当地阻止条件成就，不能当然据此获利；但必须证明阻止行为及相关条件，不能把所有未完成手续都描述为买方恶意。供货方自身遗漏签章或整改未完成的责任也应如实说明。
武隆供应商可以先寄送逐批验收与欠款清单，要求确认原件保管处、提供副本及说明剩余付款障碍。新合同宜约定双方各持原件或共同确认电子版本，并规定一方保管失当时的替代证据安排。进入诉讼后，把支付价款请求与责令提交证据申请配套准备，才能让形式争议回到实际验收和应付账款。
双方协商用电子确认代替原件时，应写明对应单号及所替代的事项，确认是否仍有数量、质量或签章异议。只同意传一张照片，并不当然表示双方已经改变全部付款条件。