上市公司将董事会秘书只安排为接电话、排日程的行政人员，股东会资料无人统一保存，信息披露也被各部门推来推去，这不只是岗位名称的偏差。公司法第一百三十八条对上市公司董事会秘书有明确职责，内部工作分工不能把这些法定事务架空。
先确认适用的是上市公司特别规则
公司法所称上市公司，是股票在证券交易所上市交易的股份有限公司。普通有限责任公司招聘一名名称叫董秘的员工，并不能仅凭称呼就套用所有上市公司特别制度。反过来，已经属于上市公司的，也不能以规模不大、工作量少为由把法定岗位等同普通前台。
第一百三十八条涉及股东会和董事会会议筹备、文件保管、股东资料管理以及信息披露事务。这些事项关联会议程序、股东权利和公开信息质量，不能只以当天会议是否顺利结束评价工作已经完成。
有人起草不等于职责无人承担
实际业务可以由证券、法务、财务等部门协作，会议材料由工作人员制作，亦不表示董事会秘书就没有组织衔接职责。应当明确材料由谁收集核验、由谁送交有权主体、何时定稿、哪些版本需要归档，避免最终仅剩聊天群里无法还原的多个附件。
同时，董秘职责不能替代股东会、董事会本身的法定决定权限。工作人员整理的会议纪要，不会仅因经其保管就变成真实作出的决议；董事的表决、签名和异议，也不能让秘书代为补造。信息披露事项同样应按证券监管和交易所规则落实审批与发布流程。
股东资料管理与无限公开不同
股东提出合法查阅请求时，公司应依其主体资格、资料种类和适用规则处理。不能只回复资料在秘书个人电脑里，所以公司不承担提供义务。与此相对，管理股东资料也不是向任何来电人透露股东住址、联系方式或持股明细的授权。
人员离职或交接时，列明股东名册、会议通知、签收、授权委托和会议记录等真实文件的位置、版本及访问权限。原件和电子备份应能相互对应。涉及个人信息、商业秘密和未披露信息的，应保留适当权限及操作记录，不通过公开群或私人邮箱随意散发。
追责应具体到义务和实际影响
资料丢失、通知遗漏或披露错误，不能仅凭董秘职位就断言个人赔偿所有损失，也不能以自己只是执行者否定任何责任。需要核对实际分工、知情情况、处理行为、因果关系，以及公司、董事或其他主体各自义务。
荣昌企业准备上市治理或者投资者核查上市公司信息时，可先制作一份职责与材料流转表，明确需要完成的事项、负责人、完成时间和留存证据。问题的重点，是让会议、股东资料和披露形成可查验的制度，而不是把董秘的名称写在组织架构图上就认为已经合规。