股东用公司名义为自己的事情签合同，公司不能仅凭内部决定“不认账”就认为风险已经消失。应先核对股东是否兼任法定代表人、职务人员或已获授权，是否存在足以使相对人合理信赖的外观，以及公司是否已经接受并履行合同。只有把身份、权限和履行事实查清，才能确定不追认的表达及法律后果。
股东身份不等于对外代表权限
荣昌公司发现异常合同后，应调取签署版本、印章使用记录、业务邮件、付款安排和货物接收记录。仅持有公司股份，通常不意味着可以随意以公司名义订立合同；但如果同时是法定代表人或在职务权限范围内工作，不能机械按普通无权代理处理。
合同相对人是否知道、应否知道越权，是否经过合理核验，也很关键。公司印章、公司邮箱和以往交易形成的外观需要综合分析，不能单以公司内部没有审批，就必然对抗外部相对人。
确属无权代理时，及时明确态度
民法典对无权代理的追认以及相对人催告作出规定。相对人依法催告被代理人后，法律对答复期间和未表示的后果有专门规则。因此，公司应保留收到催告的时间、内容及实际答复，不能把业务人员随口一句“以后再说”当作规范处理。
书面通知宜明确合同名称、日期、签署人、查明的权限情况及不追认意见，并向真实相对人依法可确认送达的渠道发出。表述应与已知事实一致；如果部分事实尚未核清，可提出核对要求，但不能把调查期间无限延长以替代及时处理。
嘴上不追认，行为却履行，会增加争议
公司已经开始履行合同义务或者接受对方履行，可能涉及视为追认等法律评价。发现问题后，要核对是否收货入库、使用服务、付款开票或要求对方继续供货。若确需保管已送达物品，应说明保管性质并妥善处理，不能一面长期使用收益，一面只靠书面声明否认交易。
也不能擅自毁弃或转移对方财物以表达不接受。退回、暂存、结算无争议部分或者采取其他措施，需结合合同性质及财产现状制定方案，避免原合同争议之外又产生新的侵权或不当得利争议。
对外责任和股东内部责任分别审查
- 对外：合同是否约束公司、是否成立表见代理、已经履行的部分如何处理。
- 对内：股东是否违反职责或损害公司利益，有无返还、赔偿依据。
- 证据：印章、授权、接洽、交付和利益归属是否形成一致链条。
- 后续：是否需要诉讼、财产保护或完善印章与授权管理。
内部要求股东承担损失，不会自动解除公司对外已经成立的义务。律师应先判断公司是否真正可以不追认，再拟定通知及处理措施，而不是套用一份否认函就承诺公司无需承担任何责任。