荣昌公司董事任期届满,但股东迟迟没有完成改选,原董事参加会议作出的经营决定是否都无效?不能只凭任期到期就下结论。《公司法》第七十条对任期届满未及时改选时的继续履职作了安排,其目的在于维持治理运转,并不等于原董事可以无限扩大权限或拒绝办理换届。
先确定到底发生了哪一种人员变动
任期届满未及时改选,与股东会已作出解任决议、新董事已经就任,并不是同一情况。董事辞任也有专门规则:原则上书面通知到达公司时生效,但导致董事会成员低于法定人数等法定情形下,还涉及继续履职义务。不能拿“辞职信已经发出”简单替代全部判断,更不能将解任后的人员一概按届满延任处理。
需要收集章程、任职决议、任期起算约定、辞任通知、换届会议记录及交接材料。工商公示信息有助于核查对外登记,但登记尚未更新与内部任免尚未发生是两回事。时间轴最好精确到决议形成、通知到达、新任人员就任以及争议交易签署的先后。
继续履职不意味着所有公司事项都可自己决定
董事会作出决定仍需遵守法律和章程的职权划分。经营计划、聘任经理等事项与应由股东会决定的事项,不能混在一张“董事决定”中处理。涉及担保、关联交易、重大资产安排时,还要核对相应特别规则和回避要求,不能因为公司没有换届,就把股东会程序全部省略。
有限责任公司董事会会议还应核对出席人数、全体董事的表决通过要求、召集主持方式和会议记录。任期延续问题解决的是谁继续承担职务,会议程序是否合规是另一层判断。如果争议只在个别签名,需查清该签名对应参加、同意还是仅收悉,不能用一份后补名单替代真实表决过程。
对内纠错与对外合同效力应分别处理
公司认为某项决策违反章程时,应判断具体属于决议无效、可撤销或不成立的何种情形,并注意适用期限。即使内部决议存在问题,与善意相对人之间已经形成的民事法律关系也有专门保护规则,不能直接告知供应商“董事到期,所以公司不用付款”。签署人是否有代表或代理权限,也应独立审查。
实务上宜尽快依法启动换届,列出过渡期间未完成事项、文件印章及授权清单,明确新旧人员交接。对已经作出的决定逐项复核权限和履行状态,可依法补办的程序及时处理;存在真实争议的,保留原记录再寻求处理,不应倒签任职日期或重做会议记录掩盖过程。咨询时带完整治理文件,比只提交一张营业执照更能找到问题所在。