货到仓库后签收单原写一百件，过几天发给买方的扫描件却改成八十件，供应商该凭哪一份结算？应核查原始签收、更正原因、实际清点和双方确认，不能只因某份文件日期较晚就认定它自动取代旧件，也不能看到涂改便直接认定买方造假。
把文件版本和货物流转对起来
保存司机或送货人的原件、现场照片、物流签收、仓库入库和后续出库记录，标明每份形成、收到的时间与来源。电子文件保留原附件、邮件或群聊上下文，不只截取改动数字。仓库代收与买方实际使用之间可能还有清点、退货或损耗，应查具体环节。
数量减少可能来自重新清点、包装单位换算、部分拒收或事后争议，也可能没有事实依据。第一步是要求说明改动人、原因、依据和授权，不用结论性指责替代核实。
更正单需要解释为何更正
| 事项 | 应保存的材料 | 要回答的问题 |
|---|---|---|
| 原始接收 | 签收原件、车辆与批次、交付照片 | 最初谁接收了什么数量 |
| 实际核验 | 入库盘点、拒收、退货和复核记录 | 数量差额是否真实、发生在哪个环节 |
| 更正合意 | 更正人说明、授权、双方确认及送达 | 新版是否可作为共同结算依据 |
签收人有接货权限，不必然有权事后减免货款或更改结算；买方经办人转发新版，也不必然表示供应商同意。供应商回复“收到”只是确认收到文件，还是确认更正内容，需要结合完整对话和后续行为判断。
若原单写的是箱数、新单写的是件数，应先统一计量口径，不能把单位差异制造成短货。涉及合理短少、质量退货或折价的，也应分别列明，不能用改数量隐藏其他扣款。
对账时同时列两种口径与争议依据
可以先确认无争议部分，再附“原记数量、主张更正、差额、依据”的对照。发函说明不认可的具体部分及原因，保留送达；对方沉默并不自动等于认可原单，也不宜因为有争议就完全拒绝提供自己的履行资料。
进入诉讼时，围绕各版本真实性、形成过程、权限和与实物的对应提出意见。原件由对方或第三方控制的，可依法申请相应举证、调取或核验，不擅自进入仓库系统复制全部数据。是否鉴定，要看争议是签名、改动还是实际货物数量，不能用笔迹鉴定包办所有事实。
南岸企业发货后宜及时核对签收与入库，对更正保留前后版本并取得明确确认。真正能支持结算的，不是最“干净”的一份扫描件，而是一条可说明数量如何变化的完整证据链。