开州公司监事发现异常付款，需要保存资料，但不能把监督理解为可以强行搬走所有账簿或删除财务人员权限。应先确认本人仍合法担任监事、公司具体监督机构设置和本次调查范围，再通过有记录的调取、查核与必要复制形成证据。监事履职与个人作为股东查账，是两种不同依据。
先用监督职责提出具体资料请求
现行公司法规定监事会检查公司财务、监督董事和高级管理人员履职，并可在发现经营情况异常时进行调查，必要时聘请会计师事务所等协助。董事、高级管理人员应如实提供相关情况和资料，不得妨碍监事会或监事行使职权。规模较小等公司依法设一名监事时，按相应规则行使职权；已经依法由审计委员会履行相关职能的，则要核对组织安排。
请求宜写明异常交易日期、对手方、金额、需要核对的合同、审批、凭证和银行记录，说明与监督事项的关联。仅说“我有权看全部资料”往往不能解释紧迫性和具体问题，也容易把股东之间的个人纠纷混入监事职责。
复制时保留来源，不破坏正常账务
在履职必要范围内，通过协商确认的查阅、复制方式保存资料，建立目录，记录取得时间、提供人、原件位置和版本。对复印件是否与原件一致尽量作确认；电子账目保留导出格式和来源说明，不应自行改动后再作为原始账务提交。涉及个人信息和商业秘密的，应限制接触和使用范围。
公司法中股东对不同资料的查阅、复制规则，不能未经分析就全套移作监事私人带走原件的依据。某名监事是否可独立安排全面外部审计，还要结合监事会决策、章程、权限及必要性核查。发现风险可以提出调查建议，但不宜未经程序作出超出职责的经营决定或任意要求公司支付个人聘请费用。
被拒绝或担心资料灭失，留下程序证据
保存正式请求、送达、回复、实际开放范围和缺失清单，要求对方说明拒绝或无法提供的原因。必要时按公司法和具体争议性质采取提案、纠正、诉讼等适当措施；证据可能灭失且符合法定条件时，可依法申请保全。不能以怀疑做假账为由擅闯办公室、抢走服务器或盗取财务人员账户。
监事履职报告应区分已经核实的事实、尚缺资料的疑点和需要专业判断的问题。付款备注异常不等于已经证明侵占；关联交易也不等于全部违法。可以说明审批资料不足、资金流不清及进一步核查建议，不应在尚无依据时公开指控具体人员犯罪。
把证据留在可追溯、可复核的链条中，同时保持公司正常经营，是监督发挥作用的前提。律师可协助确定权限、发出针对性请求、审查调查结果与救济路径；对专业会计问题，则应由有能力的专业人员核查，不宜用法律结论替代账务事实。