酒店收到团体订房定金后，原主办联系人退出，新联系人要求取消并把钱退到自己账户，酒店不能只凭谁现在负责活动决定退款。应先确认合同当事人、代理权限及款项性质，再判断谁有权解除、谁有权收款。联系人变化不自然改变合同主体。
订单和付款分别核实
查看预订合同、确认邮件、发票信息、付款来源及实际沟通，确认订房方是企业、个人、旅行社还是其他主体。有人替单位支付定金，未必以个人身份成为订房人；合同写公司、对方后来用个人账户付款，也需要查是否属于合法代付。
酒店掌握的信息可能不完整，应提出具体核实，而不是在发生争议时选择最便于退款的人。团体内部更换负责人、合作方或项目名称，不等于已经把原合同权利义务转给新主体，需要核对有效变更或授权。
解除通知与退款受领权限并不相同
负责对接房间名单的人，授权可能只包括服务协调，不包含取消全部预订和放弃定金权益。应查原授权、公司正式确认和后续真实追认，不能把常用微信或一个工作牌当作无限处分权限。
同样，某人有权发出解除通知，也不当然有权要求款项退给其亲友。退款账户与原付款、合同权利人的关系应有合理说明，必要时由相关主体共同确认，避免酒店退款一次后又被真正权利人要求再次支付。
定金还是预付款，影响结算基础
款项名为定金、订金、保证金或预付，不宜只看收据一词，应结合真实约定和实际交付审查。民法典定金规则有适用条件和数额限制，也不能将任何预订款都按不退或双倍返还处理。
取消原因、合同约定、谁违约以及酒店已提供什么，也要具体核查。换主办人本身并不自动赋予无条件解除和全退权，酒店也不能以换了联系人为由一概没收全部款项。已经转售房间或减少损失的事实，应依法按相应结算规则考虑。
名单变化与合同整体转让分开记录
酒店允许调整入住名单，可能属于合同范围内的服务安排；改由另一公司承担全部价款和责任，则可能涉及另行法律关系。请原主体说明变更范围、新主体接受什么以及原主体是否仍有义务，不只在订单系统改一个名称。
原主体已确认退款或者新的付款安排时，也应保存实际意思及接收材料。对明显矛盾的指令，应及时书面提出并核实，不能一直拖着款项不说明原因，也不能为赶结账先退到不明私人账户。
形成一次清楚的取消和退款结算
江北企业活动订房可将合同主体、付款、授权、取消依据、已提供服务及应返金额列清。酒店收取或退还费用，都应出具对应凭据，款项涉及第三人代付的，记录其合法衔接关系。
确认退款不等于全部争议已经和解，结算文件应写明是否还保留其他合法请求。先厘清谁能决定、谁有权拿钱，再处理取消责任，能减少活动负责人变化后出现重复退款或无人承担费用的问题。