供应商发来年度返利确认函，商户按函件安排结清货款后，又被告知销量未达到新标准、返利不能支付，首先要核对所谓“新标准”究竟是原来已经约定的条件，还是付款之后才增加的要求。对江北商户而言，确认函是否完成年度结算，比文件标题中有没有“最终”两个字更关键。
先把确认函放回合同体系
查阅年度经销协议、返利政策、通知附件、订单及函件前后的沟通。原合同可能约定回款、销量、退货率或特定品类任务多个条件，确认函也可能只是确认其中的回款数据。若文件明确写“待年度审计后核算”，与写明已确认返利金额和支付期限，含义不同。
如果双方通过确认函对旧条件作出明确变更，应核对是否真正达成一致及签署人权限。供应商业务人员发送的测算表，不一定等同于公司完成最终结算；公司盖章、财务确认、付款指示和历史履行情况，可以一起判断。商户自己在邮件里标注“最终版”，不能代替对方认可。
付款行为对应哪项安排
将每笔货款回单与函件所列订单、金额、付款期限对应。商户在收到“结清后返还某金额”的明确承诺后按要求付款，与按原合同正常到期付款，证明意义可能不同。保存完整邮件和原始聊天，尤其是对方提出结清要求和商户作出回应的顺序。
供应商称还有销量条件时，应要求其提供约定形成时间、完整标准、送达和确认依据，以及销量计算明细。是含税销售额还是净额、退货何时扣除、跨年订单计入哪年、直供或线上销售是否计入，都应具体核对。不能让一个临时改口的总数替代合同约定的统计口径。
新增条件与纠正计算错误不同
若原先确实算错了销量或重复计入退货，可能涉及结算更正，应以原始订单和出入库记录说明；这与事后凭空增加任务门槛不同。商户也不应仅抓住有利的确认金额，拒绝讨论能够证实的重大计算差异。文件是否构成完整和解、可否依法撤销或更正，需要结合当事人意思和法定条件判断。
反之，在返利金额及履行条件已经明确后，供应商不能当然凭内部审批或新年度政策单方减少既有债务。年度政策后续调整是否适用于已经完成的交易，应有依据，不能用一句“总部规定”替代双方约定。已签收材料也要分清是收件确认还是接受条件，签收本身不自动代表同意所有新内容。
催收时把请求写成可核对的金额
列明所依据的协议、确认函日期、已完成付款、确认返利金额、扣减争议及到期时间，要求对方逐项答复。存在部分无争议金额的，可先核实其支付安排，并明确部分收款是否影响余款请求。不要在未核对前将其他到期货款全部停付，造成新的违约争议。
协商不成时，准备函件原件、授权材料、订单台账、付款和退货证据，再评估诉讼或约定仲裁路径。是否能够主张利息、违约金或律师费，要分别寻找依据，不能把每一种费用自动加入返利本金。对江北企业的历史注册地址或交易地点，应按现状与适用管辖规则核实，避免只凭地区名选择受理机关。