运费另列，只解决价格组成的一部分
买卖合同把运费单列，不意味着退货时往返费用都必然由卖方承担。需要先判断退货原因、合同类型和履行方式：质量不符合约定导致解除、自愿协商换货，还是依法适用网络购物无理由退货，费用规则可能不同。企业采购也不能直接套用消费者无理由退货的处理方式。
先核对合同是否约定送达地点、交付方式、运费承担及质量异议。卖方安排运输、买方自行找车和第三方物流单独收费，是不同合同关系。承运人造成损坏时，买卖双方的交付风险与向承运人追偿也须分开，不能只凭运费发票抬头确定全部责任。
质量退货要证明原因和费用必要性
因商品不符合约定要求退货，应保存检验、照片、批次、签收和及时通知记录。要求卖方承担合理退运费用，还要证明支出与该次违约有关，运输方式、重量及费用没有明显超出必要范围。未经沟通就选择特别昂贵的加急运输，并不当然全部可获支持。
原送货费已经付给谁、能否退回，应结合合同是否解除、已经获得的运输利益及费用约定分析。有些交易商品价与送货服务不可分，有些系另行完成的独立服务，不能简单以“货退了”推定所有已发生服务均无对价。
无理由退货与违约退货不要混写
依法享有无理由退货时，退回商品的运费原则上按法律及有效约定处理；这并不妨碍因质量问题适用相应违约责任。商家不能用无理由退货条款一概要求消费者负担质量瑕疵的合理退运费，消费者也不能将改变喜好自动写成质量问题。
协商退货可以另行约定费用，但应写清究竟是哪一段运费、是否包括上楼、拆卸、包装、保价以及已经预付金额。只说“卖方包运费”，遇到大件拆装或二次派送时仍可能产生争议；对明显不合理的格式条款，还须依法审查效力。
用一张运输账单完成结算
涪陵采购方可按发货、收货、异议、退货四个节点整理单据，逐项列实际付款和主张依据，再提出明确退款金额。保留退货物流轨迹和签收证明，防止商品已寄回却无法证明卖方收到。双方确认退货方案时，把退货不影响尚未解决的损失请求写清，避免一张退货单被解释为全部争议已经结清。
卖方要求退回商品后才能检验的，双方可先确认包装、保管和检测程序；争议证据可能随退运消失时，应在寄出前完成必要固定，不能只留下付款记录。