代理机构提出准备注销，称招标项目已经完成，等营业执照注销后再找人整理资料。对招标人而言，这可能造成合同履行、异议投诉及档案核查断档。工程建设项目招标代理机构管理暂行办法第二十一条明确，资料移交应在注销登记手续办理完毕之前完成，不能把注销当作推迟交接的理由。
注销完成以前，就应向招标人移交资料
第二十一条要求，代理机构注销的，应在注销登记手续办理完毕之前向招标人移交招标投标资料，并在所在地省级建筑市场监管一体化工作平台撤销登记。两项工作对象不同，平台信息撤销不等于资料已交到委托人手中。
适用时先核实际状态：是某个项目负责人离职、委托合同结束、机构搬迁，还是机构办理注销。前几种变化也可能需要依法依约交接，但不能冒称都直接适用同一注销条款。公司仅停止接新项目而尚未注销，也不能因此否认既有资料保管与履约义务。
交接清单应覆盖项目实际办理过程
第十四条要求代理合同约定招标投标资料保存、移交、解除终止及违反规定的民事责任。招标人可据实际项目列公告和文件版本、投标接收及开评标记录、授权、通知、异议答复、保证金收退凭证等目录，说明原件、副本和电子数据如何交付。
电子资料要能定位来源、版本与必要的校验、读取方式，不宜只收到一个打不开的压缩包便签署“全部无误”。同时尊重商业秘密和个人信息，按合法权限与必要范围移交，不把全机构其他客户文件打包给一个招标人，也不公开传播投标文件中的敏感资料。
已结束招标，不等于未结事项全部消失
正在办理的投诉、保证金结算、文件纠错或合同争议，应与项目档案一并列明状态和已有处理记录。办法第二十条要求代理机构配合主管部门处理投诉，准确全面提供资料，不能以快注销了就拒绝说明既有招标事实。
移交资料也不等于代理机构历史责任全部免责。哪些问题构成违约或违法、损失由谁承担，仍需依据具体行为和法律关系判断。招标人签收时可确认实际接收范围及缺项，不宜为尽快拿到档案，就作出与事实不符的全部结清或放弃权利表示。
用清点、补交和后续联系完成衔接
可以分为已收、缺失、待核和未结事项四类，逐项载明名称、数量、载体、保管情况及处理安排。交接人应具有真实授权；对并不掌握的资料，要查明原保管位置，不让一名离职经办人替整家机构作无依据保证。
发现不能取得的关键材料，可依法向有关主体核实并通过有权程序处理，不自行侵入原系统下载。需要行政监督或民事请求时，提交合同、注销进度、催告和具体缺项，说明影响。规范交接的结果应是招标人能够继续核查、办理尚未完成事项，而不只是取得一张注销后的口头联系人名单。
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