先确认是年金理事会的正式决议
企业年金由本企业理事会受托管理时，会议记录只写出席人员多数同意，不足以直接判断决议已经依法通过。应先核真实成员名单、章程、任期和出席方式，不能把企业普通管理会议、工会讨论或投资顾问建议，直接当成年金理事会决议。
城口企业和职工核查时，可将应有理事人数、实际任职及本次出席情况分别列出。职工代表比例合格解决组织构成问题，并不当然证明以后每次表决和对外签约都已满足要求。
通过基数是全体理事，不是仅出席者
企业年金基金管理办法第二十条要求决议经全体理事三分之二以上通过。假设依法核实共有九名理事，六人参加会议，其中四人同意，只占出席者三分之二，不能据此认定达到全体六人赞成的门槛。
计算前还要核对成员变动和实际资格，不为凑表决数事后删除未出席成员，也不把列席专家算入正式理事。章程与具体事项依法另有要求的还需核查，不能用一个数字代替全部决策权限、程序和管理合法性审查。
因故不能到场，可以依法书面委托
第二十条要求理事本人出席；因故不能出席的，可以书面委托其他理事代为出席，委托书载明授权范围。这不同于让普通财务人员代投票，也不宜凭会后一句我同意就倒填当日已授权。
应保存授权形成时间、受托理事身份、所涉议题和表决范围，核对实际表态有无超出。远程参会等具体安排还应按适用规则和章程查明，不因采用线上方式就忽视真实身份与意思；也不无依据保证任何群聊回复均可替代正式会议。
表决记录关系到责任，而非只补一个章
会议对所议事项的决定应形成记录，出席理事在记录上签名。第二十一条规定，违法或违章程决议致基金财产损失，理事应负相应赔偿责任；能证明表决时已表明异议并记入记录的，可以免除责任。
因此，异议应准确记录内容与时间，不把弃权、离场、会后反对和当时明确异议混为一谈。免责也不能靠事后补造反对记录。造成何种损失及与决议的关系，仍需依法核实，不是签过名就对任何市场波动无限负责。
对外合同另有全体签字要求
第二十一条还要求理事会对外签订合同由全体理事签字。决议达到表决比例，并不直接等于可以让一个理事替所有人签约；应分别核决策、授权、合同签署与相对方资料。
可形成成员基数表、出席授权表、逐项表决记录及合同签章核查结果。发现缺漏时依法补正或重新形成合法决策，不回填历史意思，也不因程序问题便擅自停管职工资金。正确记录有助于追踪年金治理责任，不能被当成保本承诺。