合同结束不是档案保存义务结束
企业更换年金管理机构后，职工发现早年缴费或收益记录有差异，旧机构称合同已结束、资料已经清空。这不能仅凭合同终止就作结论。《企业年金基金管理办法》对不同管理角色分别规定资料保存义务，并以合同终止之日起至少十五年为相应最低期限。
首先要确认询问的是受托、账户管理、托管还是投资管理机构，以及哪一项合同。企业停缴、更换经办人员或职工本人离职，与特定管理合同终止不完全相同，不能随意选一个较早日期提前起算。
不同机构保存的资料不是同一张表
第二十三条要求受托人保存相关管理记录；第二十九条第七项要求账户管理人保存账户档案；第三十四条第十一项要求托管人保存业务活动记录、账册、报表等；第四十一条要求投资管理人保存财产会计凭证、账簿、年度报告和投资记录。相应保存期限均不能因换机构便直接归零。
同一项账户疑问可能需要不同记录相互核对。职工分户金额、资金实际划付、投资估值和受托安排，分别由不同角色产生材料。不能拿一张总资产汇总表，便认定每名职工历年个人权益都已经核对清楚。
移交与留存需要同时安排
更换机构时，应核对实际移交目录、期间、账户对应关系和未解决差异。旧机构按规则移交资料，并不当然说明其依法需要保存的全部记录可以立即销毁；新机构接到文件，也应确认可读、完整及能够对应实际账户。
电子档案应核查版本、权限、备份和读取方式，不能只提供一个已无法打开的压缩包。确有技术故障或历史缺失的，应如实说明范围及已采取措施，不能为补齐台账事后伪造原始缴费或投资记录。
至少十五年不能反向解释成可以继续任意使用
法定保存目的与商业开发不同。需要留存有关记录，不等于可以用职工身份、账户和联系方式作无关营销，或任意交给其他机构。应限制访问和使用范围，并按适用规则进行安全管理。
职工也不能因机构保存档案，就要求取得含其他职工个人资料的全部数据库或所有投资底稿。查询或争议取证应明确本人账户、具体期间和问题，通过实际机构和合法程序办理，保护自己权益同时避免扩大披露他人信息。
异议应形成具体的期间差额表
巴南职工可整理原方案、历年对账单、个人代扣和企业缴费线索、变更管理通知及新旧机构回复，列明哪年、哪笔和哪一项数额不能对应。企业可按合同和管理角色分别协助核查，不应让职工在几家机构之间仅凭口头说法反复寻找。
最终交付宜包括合同终止日依据、各类档案保存主体、移交清单和差额处理结果。保存最低期限不替代具体请求的时效等法律审查，但它足以说明合同结束不是立即清空年金档案的当然理由。