员工获准用自己车辆跑业务，离职后单位否认过路和停车费用，应把授权、业务行程和实际支出连起来。个人车辆自用开支与为单位事务发生的合理必要费用不同，不能因为没有公司车就让员工承担所有业务成本，也不能把私人行程混进报销。
谁批准用车及批准什么
工作任务、主管权限、邮件和实际执行可说明是否有合法安排。公司知道员工偶尔开车上班，与明确要求驾驶私车拜访客户不同，不能把所有通勤都当因公；公司也不能在曾经真实授权后只以人事不知道推开核查。
授权可能有时间、路线或额度，后续变更和紧急情况应依据实际说明。超出安排的旅行、绕行办私事与为完成任务必需的调整不同，不宜一概全付或全拒。原审批系统失效时，可以依法补其他真实材料，而不是补造已不存在的审批。
费用项目先分开
过路、停车、燃油、里程补贴、折旧及其他项目，依据和约定可能不同。已约定的合法补贴是否包含某项，应看实际文字和执行，不是叫交通补助就可以自动冲掉任何垫付。
发票和支付记录能说明支出，但仍要与业务关联；没有某类发票，也不必然证明未真实支出，具体报销及证明要求应依法合理审查。公司不能以会计内部分类直接决定员工实质权利，员工亦不能用一张充值发票证明全部余额已用于公司任务。
将日期地点与任务对应
拜访、交付或会议安排可与收费记录、停车时间对应，使用定位等资料应合法且限于必要范围，不提交无关家属完整行踪。行程有几段私人用途的，应如实说明合理拆分，不把证据不足转成凭印象估一个最高数。
主管已经确认某次业务，不自然等于认可员工提交的所有费用金额；财务暂记也不表示已经实际支付。应保留原表、异议及补充过程，避免离职交接后只剩一个总额，双方都说不清哪些已结。
离职并不自动消灭真实支出
工资、报销及其他款项应依法分列，员工离职不自然构成放弃合法到期费用。单位如主张员工另有损害赔偿，也应具体依法处理，不能直接用全部报销扣抵未确认的商业损失。
员工签过结算文件，应核涵盖范围及效力，不能无视明确合法结清，也不能把只确认工资的签字扩大为所有垫款都不存在。单位声称已经按补贴支付的，应指明对应项目和金额，防止重复付款或重复主张。
用行程费用表完成最后核对
巴南劳动者可列任务、授权、路程、费用、已付和差额，依法提出具体请求及核所需程序时效。单位应查真实业务档案，不以经办人离职或客户项目结束便拒绝全部查证。
今后私车公用宜事先写清任务、费用和凭据，合理保护个人信息。判断应落在实际授权和必要业务支出，而不是谁的车就谁出所有费用，或只要跑过业务就可报全部用车成本。